Überprüfung der GmbH-Gesellschafterliste kann erhebliches Bußgeld vermeiden



Im Zuge der Umsetzung der vierten EU-Geldwäscherichtlinie trat am 26.06.2017 das neue Geldwäschegesetz (GwG) in Kraft. Seitdem gelten gemäß § 40 GmbHG neue Anforderungen für GmbH-Gesellschafterlisten. Zudem müssen die wirtschaftlich Berechtigten gemäß § 20 Abs. 1 GwG dem neuen Transparenzregister gemeldet werden. Unterbleibt die Meldung, drohen hohe Bußgelder (bei leichteren Verstößen bis zu 100.000 Euro). Diese wichtigen Änderungen/Neuerungen sollten GmbH-Geschäftsführungen zum Anlass nehmen, ihre aktuellen Gesellschafterlisten auf Vollständigkeit und Richtigkeit hin zu überprüfen.

Gemäß § 40 Abs. 1 S. 1 GmbHG haben Geschäftsführer unverzüglich nach Wirksamwerden jeder Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung eine von ihnen unterschriebene Liste der Gesellschafter zum Handelsregister einzureichen. Nach wie vor muss der Liste Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort der Gesellschafter sowie die Nennbeträge und die laufenden Nummern der von einem jeden derselben übernommenen Geschäftsanteile zu entnehmen sein. Darüber hinaus muss nunmehr für jeden Geschäftsanteil getrennt die durch den jeweiligen Nennbetrag des Geschäftsanteils vermittelte jeweilige prozentuale Beteiligung am Stammkapital angegeben werden. Hält ein Gesellschafter mehr als einen Geschäftsanteil, ist zudem der Gesamtumgang der Beteiligung am Stammkapital als Prozentsatz gesondert anzugeben.

Die beim Handelsregister aufgenommene Gesellschafterliste entfaltet zahlreiche gesellschaftsrechtliche Wirkungen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann ihr auch geldwäscherechtliche Bedeutung zukommen. Exemplarisch sollen hier die gesellschaftsrechtlichen Wirkungen des § 16 Abs. 1 S. 1 und Abs. 3 GmbHG genannt sein. Danach gilt im Verhältnis zur Gesellschaft als Inhaber des Geschäftsanteils nur, wer als solcher in der im Handelsregister aufgenommen Gesellschafterliste eingetragen ist (Legitimationswirkung). Die Eintragung ist also Voraussetzung für die Ausübung der Stimm- und sonstigen Mitwirkungsrechte. Rechtshandlungen des Erwerbers eines Geschäftsanteils sind ausnahmsweise von Anfang an wirksam, wenn die aktuelle Liste unverzüglich nach deren Vornahme im Handelsregister aufgenommen wird. Ist ein Nichtberechtigter als Inhaber eines Geschäftsanteils eingetragen, besteht die Gefahr, dass ein Erwerber den Geschäftsanteil von dem Nichtberechtigten gutgläubig erwirbt. Sofern ein Notar an Veränderungen mitgewirkt hat (Beurkundung), ist dieser gemäß § 40 Abs. 2 GmbHG für die Einreichung der aktuellen Liste zum Handelsregister zuständig. Sind anderenfalls die Geschäftsführer zuständig, liegt es in ihrem Interesse, die unverzügliche Aufnahme der Liste zu überwachen. Denn nach § 40 Abs. 3 GmbHG haftet jeder Geschäftsführer, der die ihm obliegende Einreichungspflicht verletzt, dem jeweiligen Gesellschafter und den Gläubigern der Gesellschaft gegenüber für den daraus entstandenen Schaden als Gesamtschuldner.

Hat sich der Name oder der Wohnort eines Gesellschafters geändert und wurde keine geänderte Gesellschafterliste zum Handelsregister eingereicht, bleibt die gesellschaftsrechtliche Legitimationswirkung bestehen, wenn noch eine eindeutige Identifikation möglich ist.

Anders ist die geldwäscherechtliche Wirkung der Gesellschafterliste zu beurteilen. Gemäß § 20 Abs. 1 GwG müssen die wirtschaftlich Berechtigten der Gesellschaft zum Transparenzregister gemeldet werden. Diese Pflicht gilt nach § 20 Abs. 2 Nr. 1 GwG als erfüllt, wenn beim Handelsregister eine vollständige und richtige GmbH-Gesellschafterliste online abrufbar ist. Gesellschafterlisten aus der Zeit vor dem 30.11.2008, die lediglich im Sonderpapierband des Handelsregisters liegen, erfüllen nicht die Meldepflicht, da sie eben nicht online abrufbar sind. Aber auch die online abrufbare Gesellschafterliste entfaltet nur dann die Meldefiktionswirkung, wenn sie vollständig und richtig ist. Anderenfalls hat die Geschäftsführung entweder eine Korrektur der Liste oder eine konkrete Meldung an das Transparenzregister zu veranlassen. Vorsicht ist auch geboten, wenn eine GbR Gesellschafterin der GmbH ist. Hier sind sämtliche Gesellschafter der GbR unter einer zusammenfassenden Bezeichnung mit Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort in die Gesellschafterliste aufzunehmen. Jede Unrichtigkeit lässt die Meldefiktionswirkung entfallen. Insbesondere bei Gesellschaften mit einer großen Anzahl an Gesellschaftern kann es zudem wichtig sein, auch die Eintragung der aktuellen Geschäftsführer zu überprüfen. Denn hält kein Gesellschafter eine Beteiligung von mehr als 25 %, gilt der Geschäftsführer als wirtschaftlich Berechtigter.

Die Überprüfung der Gesellschafterliste sollte nicht hinausgezögert werden. Das Bundesverwaltungsamt hat bereits erste Bußgelder verhängt und dabei auch schon den Rahmen von bis zu 100.000 Euro für leichtere Verstöße voll ausgeschöpft. Zu beachten ist hierbei, dass die Bußgelder nicht zuvor angedroht werden müssen und daher bei einem Verstoß sofort verhängt werden können.

Zur einheitlichen Gestaltung der Gesellschafterlisten ist zwischenzeitlich eine Verordnung über die Ausgestaltung der Gesellschafterliste (Gesellschafterlistenverordnung – GesLV) ergangen und zum 01. Juli 2018 in Kraft getreten.

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